: So finden Mieter Fehler in der Abrechnung

von Karen Grass
06.02.2024 | 05:17 Uhr
Sie haben die Betriebskostenabrechnung erhalten - und sollen eine Nachzahlung leisten? Dann checken Sie die Abrechnung besser genau, denn oft ist sie fehlerhaft. Und so geht's!
Trotz sparsamen Verbrauchs viel nachzahlen? Die Betriebskostenabrechnung genau auf Fehler zu prüfen kann sich lohnen (Symbolbild).Quelle: obs
Sie haben in den letzten zwei Jahren extra kurz geduscht und versucht, Energie zu sparen - aber mit der Betriebskostenabrechnung trotzdem eine hohe Nachzahlungsforderung bekommen? Kann stimmen, schließlich waren die Energiepreise ziemlich in die Höhe geschossen.
Doch wenn Ihnen einige Angaben wie etwa zum Warmwasserverbrauch seltsam vorkommen, kommt Ihnen vielleicht doch der Verdacht, dass da ein Fehler vorliegen könnte. Und tatsächlich sollten Sie Ihre Abrechnung überprüfen. Aber wie geht man da vor?

Betriebskosten oder Nebenkosten?

Häufig wird umgangssprachlich von Nebenkosten gesprochen, wenn Menschen die jährliche Abrechnung ihrer Heiz-, Wasser- und Müllentsorgungskosten meinen. Der korrekte Begriff ist hier jedoch Betriebskosten, da es sich um laufende, jährlich anfallende Kosten handelt, die die Vermieterseite auf die Mietparteien umlegen darf.

Nebenkosten sind dagegen eine übergeordnete Kategorie. Sie bezeichnet alle Kosten, die der Vermieterseite rund um das Gebäude anfallen. Hierzu zählen etwa auch Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung, die zum Gebrauch der Wohnungen nötig sind. Solche Reparaturen dürfen nur bis zu einer festgelegten Summe je Reparatur (z.B. 150 Euro) und einem festgelegten Prozentsatz der jährlichen Kaltmiete insgesamt (z.B. sechs bis acht Prozent) auf die Mietpartei umgelegt werden - und das auch nur dann, wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart ist. Solche Nebenkosten sind also anders als die Betriebskosten nicht per se umlagefähig.

Quellen: Betriebskostenverordnung; Haus und Grund

Vorauszahlungen müssen richtig angerechnet werden

Ceylan Dogan vom Mieterverein Köln berät dazu regelmäßig Mitglieder des Vereins, schließlich haben die in solchen Fragen eine "Beratungs-Flatrate", wie Dogan es nennt. "Wenn man ohnehin Mitglied in einem Mieterverein ist, kann ich auch wirklich nur empfehlen, die Abrechnung jedes Jahr kostenlos von uns überprüfen zu lassen, denn wir finden häufig Fehler", so die Juristin.
Ein Klassiker laut Dogan: "Die Vermieterseite rechnet nicht selten die tatsächlichen Vorauszahlungsbeträge des Mieters nicht richtig an und dann soll der Mieter zu viel nachzahlen." Das zu checken, lohne sich also in jedem Fall.

Mieter müssen oft Nachzahlungen leisten, viele Forderungen sind überhöht. "Oft hat der Vermieter zu niedrige Vorauszahlungen eingestellt", so der Berliner Mietverein.

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Vermieter muss Verbrauch des Mieters berücksichtigen

Was die Expertin auch oft sieht: fehlende Angaben zum Schlüssel, nach dem die Vermieterseite die Kosten bei Warmwasser und Heizenergie umlegt. Wichtig ist dabei, dass zu mindestens 50 Prozent der tatsächliche Verbrauch der Mieter*innen angesetzt werden muss - und nicht nur deren Wohnfläche.
Legt der Vermieter nicht anteilig nach Verbrauch um, dann kann der Mieter die Position pauschal um 15 Prozent kürzen, also weniger zahlen.
Ceylan Dogan, Juristin beim Mieterverein Köln

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Was gehört alles in die Betriebskostenabrechnung?

Außerdem sei es wichtig, die Posten darauf zu prüfen, ob sie überhaupt berechtigt sind. So finden sich auf vielen Abrechnungen etwa Positionen für Hausmeister- oder Gebäudereinigungsdienste. "Wenn Sie jetzt aber sagen, Sie haben noch nie einen Hausmeister gesehen und die Treppe ist auch nie sauber, dann gäbe es da einen Ansatzpunkt", so Dogan.
Dann könnten Sie selbst oder mit unserer Hilfe schriftlich Widerspruch beim Vermieter einlegen und darauf verweisen, dass Sie da noch Klärungsbedarf sehen.
Ceylan Dogan, Juristin beim Mieterverein Köln

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Mieter können Belege bei Bedarf einsehen

Sie als Mieter*in haben dabei das Recht, Belegeinsicht bei der Vermieterseite anzufordern - diese muss Ihnen dann einen Anstellungsvertrag und ein Leistungsverzeichnis zeigen, durch das Sie die tatsächlichen Aufwände nachvollziehen können.

Widerspruch, Belegeinsicht und Zurückbehaltungsrecht

  • Haben Sie den berechtigten Verdacht, dass Ihre Abrechnung fehlerhaft ist, legen Sie schriftlich Widerspruch dagegen ein.
  • Nutzen Sie dazu idealerweise ein Einwurfeinschreiben, um die Zustellung sicherzustellen.
  • Verweisen Sie dabei konkret auf die Positionen in der Abrechnung, für die Sie Klärungsbedarf sehen und fordern Sie die Belege der Vermieterseite dafür an.
  • Haben Sie tatsächlich einen Fehler entdeckt, teilen Sie diesen der Vermieterseite schriftlich mit und bitten Sie um Korrektur.
  • Falls dabei die Frist für die Nachzahlungsforderung noch läuft, können Sie von Ihrem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen: Übersteigen die von Ihnen beanstandeten Posten die geforderte Nachzahlungssumme, müssen Sie dann bis zur Klärung gar nichts bezahlen.
  • Ist Ihnen das zu riskant, können Sie die Nachzahlung aber auch ausdrücklich unter Vorbehalt zahlen, schreiben Sie dazu der Vermieterseite und vermerken Sie den Vorbehalt in der Überweisung.
  • Im Netz finden Sie Musterschreiben für den Widerspruch, zum Beispiel von den Verbraucherzentralen (1, 2).

Quellen: Mieterverein Köln; Hamburgischer Mieterschutz; Verbraucherzentrale

Betriebskostenabrechnung: Unbedingt die Fristen checken

Einer der wichtigsten Ansatzpunkte bei der Abrechnungsprüfung fehlt aber noch: der Check, ob die Fristen eingehalten wurden. Die Vermieterseite hat nämlich für Nachzahlungsforderungen nach Ablauf des Abrechnungsjahres nur zwölf Monate Zeit. "Dass die Forderung nicht fristgerecht eingereicht wurde, ist tatsächlich einer der häufigsten Fehler - das zu prüfen, ist also ganz wichtig", so Ceylan Dogan. "Denn wurde die Ausschlussfrist nicht eingehalten, muss ich als Mieter tatsächlich nicht zahlen."

Fristen für die Nachzahlungsforderung

  • Laut Bürgerlichem Gesetzbuch hat die Vermieterseite für Nachzahlungsforderungen nach Ablauf des Abrechnungsjahres nur zwölf Monate Zeit, sprich: in der Regel bis zum 31. Dezember des Folgejahres.
  • In manchen Fällen wird mietvertraglich auch der Start des Mietverhältnisses als Abrechnungsstichtag festgehalten, dann läuft die Frist ab diesem Datum für ein Jahr.
  • "Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten", heißt es im Gesetz dazu.
  • Ein Nichtverschulden kann etwa durch Verzögerungen bei der Festlegung kommunaler Abgaben entstehen, die Vermieterseite muss das glaubhaft darlegen.

Quelle: Bürgerliches Gesetzbuch

So die rechtliche Lage. Ob man darüber einen Konflikt mit der Vermieterseite eingehen will, ist eine individuelle Entscheidung, abhängig vielleicht auch vom Verhältnis zwischen beiden Parteien.
Wie fallen die Reaktionen auf Widerspruch zur Abrechnung denn für gewöhnlich aus? "Viele Vermieter reagieren darauf entgegenkommend und reichen eine neue Abrechnung nach oder kürzen die Nachzahlung", sagt Juristin Ceylan Dogan. "Stellt er sich aber quer, empfehle ich, eine Fachperson, zum Beispiel bei uns, hinzuzuziehen."

Tipp für Mieter: Vorauszahlungen überprüfen

Übrigens: Auch wenn man zum Beispiel dank einer verpassten Frist keine Nachzahlung leisten muss, kann es von Mieterseite sinnvoll sein, die eigenen Vorauszahlungen regelmäßig zu überprüfen. Werden diese nicht an veränderte Energiekosten angepasst, kann auf der nächsten Abrechnung nämlich erst recht eine dicke Nachzahlungsforderung warten.
Karen Grass ist Redakteurin des ZDF-Magazins WISO.

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